24/7 beschikbaar en device onafhankelijk archiefbeheer

Het klassieke archiveerproces uitgevoerd door AllBidigit Group, specialist in Document Management, bestaat uit een aantal stappen. Het papieren archief innemen, scannen, nummeren en vervolgens verwerken in een eigen DMS. Om klanten 24/7 en device onafhankelijk toegang te geven tot dit digitale archief schakelden zij de hulp van NetAnts in. Na gedachtewisseling over de juiste oplossing, heeft NetAnts een uniek portal ontwikkeld dat voldoet aan de wensen en eisen van deze klant.

Dit unieke portal geeft klanten van AllBidigit de mogelijkheid om zelf op zoek te gaan naar documenten in het gedigitaliseerde archief. Hierdoor kan de klant op een eenvoudige en snelle manier binnen enkele minuten beschikken over de benodigde documenten. Liever een hardcopy versie ontvangen, ook dat is mogelijk door de ingebouwde functionaliteit.

De uitbreiding van AllBidigit’s dienstenpakket geeft antwoord op de vraag vanuit de markt en de behoefte aan ondersteuning bij het nieuwe werken. Dit maakt van AllBidigit een betrouwbare partner.

Digitaal of hardcopy document

Voorheen was het alleen mogelijk om bestanden digitaal uit het archief in te zien na een online aanvraag bij AllBidigit. Evenals de aanvraag van hardcopy documenten uit het archief. Inefficiënte processen voor bedrijven die snel en 24/7 willen beschikken over eigen documenten.

Door een extra ‘schil’ te leggen over dit proces zijn er meer mogelijkheden om aan te sluiten op de wens van de klant. De mogelijkheid tot zelf zoeken in een databank maakt het voor veel bedrijven met bewaarplicht, zoals een gemeente, aantrekkelijk om de opslag en het beheer van een archief uit te besteden. Voorwaarde is wel dat bij binnenkomst fysieke documenten direct worden gedigitaliseerd.

Oplossing

De organisatie die gebruik wenst te maken van deze moderne vorm van archiefbeheer ontvangt een unieke inlogcode. Deze code geeft toegang tot de database die gekoppeld is aan het eigen archief. Binnen enkele minuten zijn alle benodigde documenten beschikbaar. De klant heeft vervolgens de keuze om de bestanden (gedeeltelijk) online in te zien of direct te bestellen. De voorkeur wordt verwerkt en de klant doorgeleid naar het winkelmandje. Wederom heeft de klant een keuze: direct bestanden downloaden (PDF) of bestanden fysiek toegestuurd krijgen.

Afhankelijk van de gekozen optie wordt de prijs bepaald. Als de fysieke documenten binnen 24 uur geleverd moeten worden (prioriteit), zijn de kosten hoger dan bij levering binnen één week.

Implementatie

De implementatie van deze online applicatie is op maat gemaakt en daarmee volledig uniek. Dat is waar NetAnts voor staat. Geen standaard oplossing maar software die voldoet aan de wens van de klant.

AllBidigit schakelde NetAnts in om eigen dienstverlening te optimaliseren om zodoende haar klant te faciliteren met een veilige webbased applicatie. Het belang van deze opdracht maakt dat het mes aan twee kanten snijdt. Enerzijds heeft AllBidigit een nieuw product in handen dat ook geïmplementeerd kan worden bij (nieuwe) gemeentelijke klanten, anderzijds is de behoefte bij AllBidigit’s bestaande klant vervuld.

NetAnts kijkt met plezier terug op het behaalde resultaat en de solide samenwerking in de afgelopen periode. Wilt u meer weten over onze online applicaties en andere mogelijkheden, neem dan contact met ons op.

Maatwerk webbased applicaties

Kan ik u helpen?



085-4868840